| 档案目录： | 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。 |
| 档案著录： | 对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 |
| 著录项目： | 揭示档案内容和形式特征的记录事项。如：档案馆代号、档号、题名、责任者等。 |
| 档案条目： | 档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 |
| 著录格： | 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 |
| 机读目录： | 将档案目录按照一定的格式输入到计算机内，可由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 |
| 数据字段： | 描述著录条目中某-特定属性的数据集合。 |
| 数据记录： | 描述著录数据条目的集合，由若干数据字段组成。 |
| 著录级次： | 著录字段的选择层次。根据著录字段的重要程度，分为必著字段和选著字段。 |