| ·档案： | 档案是直接记述和反映政治、经济、科学、文化等活动，归档保存的文件材料。 |
| ·案卷(保管单位)： | 案卷是-组具有有机联系的文件材料的集合体。 |
| ·档案著录： | 档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过
程。 |
| ·著录项目： | 著录项目是揭示著录对象的内容特征和形式特征的最基本的信息单元，在计算机档案管
理中亦称记录字段。其主要部分(包括题名与责任者项、文本与语种项、密级与保管期限项、时
间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及其有关记载项、提要项、排检与编号项)称为大
项，组成各个主要部分的特定内容称为小项。 |
| ·内容特征： | 内容特征是反映被著录档案的有关内容的著录项目。如题名、分类号、主题词及提要等
项。 |
| ·形式特征： | 形式特征是反映被著录档案的有关外形特点和管理标记的著录项目。如文件号、责任者、
形成时间、文本、密级、保管期限及载体形态等项。 |
| ·条目： | 条目是由反映单份文件或案卷的内容特征和形式特征的著录项目所组成，是档案著录的
直接结果。它的表现形式是书本式档案目录中的一个条款或卡片式档案目录中的一张卡片。在
计算机档案管理系统中也称一条记录。 |
| ·著录格式： | 著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达形式，一般有表格式和非表格式两种
形式。 |
| ·表格式： | 表格式是把著录项目固定在表格中，各个著录项目分列成栏，逐栏填写的著录格式。 |
| ·著录标识符号： | 著录标识符号是一种符号语言。在进行著录时，把一定的语言含义赋予特定的标识符号，
使这种符号语言代表和体现特定的著录项目或内容含义。 |
| ·非表格式： | 非表格式是把著录项目(包括著录项目的标识符号)的内容，按照一定的顺序直接著录在
空白纸页或空白卡片(即白卡)上的著录格式。 |